Bewaren van documenten.

Documenten bewaren of tijd voor het ronde archief?

Het is weer februari en de grote drukte is aangebroken om het voorgaande jaar administratief en fiscaal af te sluiten. Daarbij hoort ook het archiveren van documenten, maar welke documenten moet je bewaren en welke kunnen of moeten misschien wel weg?

Tijd voor de voorjaarsschoonmaak in het archief.

De papieren stapelen zich op in een jaar tijd. Niet alleen in de vorm van documenten, maar ook op de harde schijf. Tijd dus om daar eens doorheen te lopen om te zien of je wat kunt opschonen. Wat is alleen belangrijk om te bewaren en wat moet echt worden vernietigd? Denk bijvoorbeeld aan de AVG. Volgens de AVG ben je verplicht om sommige documentatie te vernietigen, niet langer te bewaren dan noodzakelijk.

Bewaarplicht van administratieve gegevens.

Administratieve gegevens moeten zeven jaar worden gearchiveerd, maar denk eraan dat als gegevens actueel zijn deze dan bewaard moeten blijven. Je kunt dan denken aan een doorlopend contract. Deze zou je ook langer dan die zeven jaar moeten bewaren.

Wat valt onder de administratieve gegevens?

Eigenlijk alles wat met de financiële administratie te maken heeft. Je kunt dan denken aan facturen en bonnen, maar ook aan de grootboekadministratie en bankafschriften. Zeker de bankafschriften moet je niet vergeten want meestal kan je geen downloads maken van de afschriften die ouder zijn dan een jaar.

De documenten die je niet zo snel in de financiële administratie zult bewaren, maar apart moet bewaren zijn bijvoorbeeld:

• Agenda's
• Km administratie
• Contracten
• Uren registratie

Daarnaast zijn er nog veel andere documenten die je zou moeten bewaren. Het gaat dan bijvoorbeeld over documenten van de salarisadministratie, de kasadministratie en fiscale zaken.

Bewaren van Fiscale documenten.

Onder de fiscale documenten vallen alle aangiftes, maar zeker ook correspondentie en jaarrekeningen. Deze gegevens zijn ook belangrijk om nog zeven jaar te bewaren na het beëindigen van een onderneming. Dus ben je gestopt met jouw bedrijf? Gooi dan de documenten niet zomaar weg.

Documenten en de AVG.

Denk bij het bewaren en vernietigen van documenten aan de AVG. Dat komt vooral kijken bij gegevens van personeel en begint al bij de sollicitatiebrieven. Sollicitatiebrieven mag je bijvoorbeeld maar vier werken bewaren, tenzij je toestemming hebt van de sollicitant dat je het langer mag bewaren. Dan is de termijn een jaar. Vooral de personeel,- en salarisadministratie geeft nogal eens wat vragen als het om het bewaren gaat.

In het AVG staat geen wettelijke bewaartermijn. Dit is mogelijk in andere wetten geregeld of je zou het kunnen opvragen bij de branchevereniging als je daar bij bent aangesloten. De algemene regel is dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is.

Andere wetten kunnen zijn:

• Wet Rijksbelastingen.
• Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Vernietigen van documenten.

Mogelijk heb je een archief met documenten die ouder zijn dan zeven jaar. (Let op; als het om onroerend goed gaat, is de bewaartermijn tien jaar) Je kunt dan besluiten om het archief wat op te schonen. Wees daarbij verstandig en gooi het niet zomaar in een kliko. Zeker personeelsgegevens zou je beter kunnen laten vernietigen. Je krijgt dan van zo'n bedrijf netjes bewijs dat je het zorgvuldig uit je archief hebt verwijderd en het niet op straat heeft kunnen belanden.