Wat moet je weten bij een zakenreis?

Zakenreis en kosten.

Als je op zakenreis gaat, zijn dan de kosten aftrekbaar of moet ik nog ergens rekening mee houden? Het is een vraag die je beantwoord wilt hebben voordat je gaat, want niet alles wordt zomaar gezien als zakelijk. Achteraf de bonnetjes inleveren bij de boekhouder kan dus tot een teleurstelling leiden als je niet oppast.

Een zakelijke reis betekent ook zakelijke kosten, of toch niet?

Niet alles kan je zomaar boeken als zakelijk als je op zakenreis gaat en het is goed om van tevoren met wat praktische zaken rekening te houden.

Het begint vaak al met de aanschaf van een koffer. De aanschaf van de koffer is geen zakelijke uitgave en dus niet aftrekbaar als kosten van jouw onderneming. Ook wil je misschien de reisverzekering als zakelijke kosten boeken, maar dat mag alleen als het een zakelijke reisverzekering is. Niet de doorlopende privé reisverzekering. - Het is misschien ook handig om te weten dat er zeker een verschil zit in beide verzekeringen. Neem daarom vooraf contact op met jouw verzekeringsmaatschappij om uit te zoeken wat wel en niet verzekerd is.-

Bij een zakenreis is het belangrijk dat je aan kunt tonen dat de reis zakelijk is. Bewaar daarom altijd documenten waarmee je dat kunt aantonen. Denk bijvoorbeeld aan e-mails of bevestigingen van congressen of seminars die je gaat bijwonen.

Nu deze zaken duidelijk zijn, ga je op reis. Dit doe je misschien met de eigen auto. Wie weet neem je jouw auto en parkeer je die drie dagen bij Schiphol. De parkeerkosten van jouw privéauto vallen onder de 19 cent per zakelijk gereden kilometer, waardoor de drie dagen dat je geparkeerd staat bij Schiphol geen zakelijke kosten zijn. Neem dus een taxi of de trein, want die kosten kan je wel als reis- en verblijfkosten boeken.

Reis- en verblijfkosten zijn niet volledig aftrekbaar.

Als je gaat reizen, dan heb je niet alleen te maken met vervoer. Je wilt ook nog ergens overnachten en iets eten of drinken. Met deze kosten en ook de bonnen moet je een beetje opletten.
De nota van het verblijf in een hotel bijvoorbeeld. Daar staan kosten op van de overnachting, maar vaak ook kosten als ontbijt. Let erop dat deze kosten gesplitst zijn op de nota. De kosten van de overnachting zijn namelijk aftrekbaar. De kosten van het ontbijt niet.

Correctie van gemaakte reis- en verblijfkosten.

Ga je uit eten met een klant in een restaurant of neem je ergens iets te drinken samen met jouw zakenpartner, dan zijn deze kosten aftrekbaar. Je moet er wel rekening mee houden dat deze kosten niet voor 100% aftrekbaar zijn. Iedereen moet namelijk eten en drinken op een dag en daarom wordt het totaal aan deze kosten over een jaar gezien gecorrigeerd. De belastingdienst geeft je hiervoor twee mogelijkheden.

1. De eerste € 4.800,- is niet aftrekbaar. (2022) of;
2. Je corrigeert de totale kosten met 20% (eenmanszaak / zzp'er) of met 26.5% (B.V.)

In de praktijk betekent dit dat de correctie wordt opgenomen als privé in de boekhouding. Dit geldt ook voor eten en drinken dat je in de supermarkt hebt gekocht. Dat zijn privékosten. Het is daarom handig en fijn voor jouw boekhouder als je privéuitgaven niet doet vanaf jouw zakelijke bankrekening. Dat scheelt vaak een hoop boekingen en dus ook kosten van de boekhouding voor jou. Heb je een bon die zowel zakelijk als privé zou kunnen zijn? Zet dan een 'p' of 'z' op de bon en vermeld eventueel met welke zakelijke partner je was en getrakteerd hebt. Wel zo overzichtelijk, ook als de belastingdienst ooit nog wat vragen voor je heeft.

Kosten maximaal € 1.500,- aftrekbaar.

Let ook even op het volgende: Kosten van representatie, het bijwonen van seminars en congressen, studiekosten (inclusief reis,- en verblijfkosten) zijn voor maximaal € 1.500,- aftrekbaar tenzij deze kosten noodzakelijk waren om gemaakt te worden voor de onderneming. Is het lastig om het zakelijke karakter van de kosten aan te tonen? Dan kan je hiermee rekening houden.